Secondo un’indagine svolta da AtTask e Harris Interactive su 2.000 lavoratori in tutto il mondo, solo il 45% del tempo trascorso in ufficio risulta essere davvero produttivo, ovvero dedicato allo svolgimento di attività e mansioni lavorative.
Come l’esperienza recente ci dimostra, la questione della produttività non è però riducibile alla dicotomia ufficio-lavoro da casa: il discorso è più complesso e riguarda fattori che possono passare inosservati perché consolidati dall’abitudine, ma che vanno aggiustati per poter davvero trasformare il modo in cui ciascuno svolge il proprio lavoro.
Gli ostacoli alla produttività
Come evidenziato in un recente articolo pubblicato da Monster, più della metà del tempo di ogni lavoratore rischia di andar perduto per una definizione non ottimale di processi e dinamiche aziendali, il proliferare di riunioni ed e-mail, le interruzioni causate da richieste non prioritarie, adempimenti burocratici vari e una insufficiente capacità di time management.
Le soluzioni possibili
Data questa situazione di partenza, ci sono diverse strade praticabili per invertire la rotta e recuperare produttività durante lo svolgimento delle attività lavorative. Quelle evidenziate dall’articolo sono:
- privilegiare il confronto a voce (via device o di persona) per smarcare le questioni importanti – questo permette di essere più efficaci e di migliorare anche la collaborazione;
- razionalizzare l’organizzazione e il ricorso alle riunioni – potrebbe essere molto utile ridurne la quantità, la durata e il numero di persone coinvolte, introducendo anche un moderatore con il compito di monitorare i tempi e le modalità di svolgimento, nonché di controllare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi;
- ottimizzare l’utilizzo del canale e-mail – in caso di comunicazioni importanti, è meglio non spezzettare il messaggio in una miriade di e-mail, ma raccogliere tutte le informazioni in un unico testo. Questo permette da un lato di non perdere pezzi per strada, dall’altro di non minare la continuità del lavoro dei colleghi (considerando che, in media, ci vogliono circa 15 minuti per concentrarsi nuovamente sulle proprie attività dopo aver ricevuto una mail);
- sfruttare l’innovazione tecnologica – oggi non mancano gli strumenti per semplificare i processi e migliorare la comunicazione. Basta individuare quelli più funzionali alle proprie esigenze e implementarli;
- non esagerare con il multitasking – riuscire a “fare tutto” è un’arte tanto complessa quanto rara. Il risultato più comune è quello di allungare i tempi di ogni attività, quindi meglio non strafare;
- migliorare i processi e l’organizzazione interna – se l’obiettivo è quello di gestire le attività lavorative in modo rapido, efficiente e trasparente, meglio puntare su poche procedure chiare, definite e condivise.
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