Mentre il lavoro da remoto continua, la cattiva gestione delle informazioni in azienda rischia di sopraffare i lavoratori italiani. È proprio il sovraccarico di informazioni, secondo un’indagine svolta da OpenText, la principale causa di stress e tensione di questo periodo: il 31% degli italiani ritiene di non avere a disposizione strumenti adeguati per il remote working, e dichiara di non riuscire a gestire in modo adeguato il cosiddetto tecnostress.
Perché dobbiamo migliorare la gestione delle informazioni
La cattiva o inefficiente gestione delle informazioni in azienda danneggia non solo i singoli individui, ma anche il funzionamento dell’organizzazione nel suo complesso.
Dal punto di vista dei lavoratori, solo il 36% dei professionisti intervistati è in grado di completare un progetto accedendo ad un massimo di 3 risorse. All’estremo opposto, il 22% circa dei rispondenti utilizza in media più di 10 account al giorno (e-mail, app, piattaforme di condivisione, ecc.) per tenere monitorate tutte le fonti di informazioni aziendali. Il risultato di una simile e costante sovraesposizione è che il 16% dei lavoratori non riesce a preservare i propri momenti di disconnessione.
«Molte aziende stanno sfruttando servizi nuovi per garantire ai dipendenti di poter lavorare da casa in sicurezza» ha spiegato Antonio Matera, Regional Sales Director di OpenText Italy. «Tuttavia, se da un lato i professionisti si sono dimostrati disposti ad adottare strumenti diversi, dall’altro si stanno delineando nuove sfide, poste dalla necessità di gestire account e fonti di informazioni molteplici. Le aziende devono quindi saper riconoscere questo fenomeno, cercando soluzioni che riducano le complessità e semplifichino i processi, per offrire esperienze di lavoro in grado di riflettersi positivamente anche sui livelli di produttività».
Gli effetti negativi dovuti a una scorretta gestione delle informazioni non si limitano, come accennato, alla dimensione individuale, ma interessano anche quella aziendale. Più gli ostacoli alla condivisione e all’accesso a informazioni, sistemi e file aziendali aumentano, più vengono minate la capacità di collaborare con i colleghi (20%) e di mantenere i giusti livelli di motivazione (19%), ma anche la sicurezza dei dati: il 54% dei lavoratori italiani ha infatti condiviso almeno una volta file aziendali attraverso tool personali.
«Una cattiva gestione delle informazioni può avere conseguenze importanti per un’azienda, in termini sia di produttività sia di sicurezza» ha concluso Matera. «Quando i dati risiedono su sistemi diversi, sono necessari tempo e risorse per accedervi, e può accadere che la sicurezza venga messa in secondo piano dai tentativi di cercare soluzioni alternative per snellire i processi. Archiviazione e gestione manuale delle informazioni, inoltre, sono soggette a errori. Scegliendo soluzioni basate sull’automazione, le aziende possono sfruttare al meglio i propri dati e offrire un’esperienza utente ottimale ai dipendenti».
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