Coesione e collaborazione a distanza: superiamo il meeting overload

Con il 90% delle organizzazioni che prevede di continuare a offrire la possibilità di lavorare a distanza – del tutto o in parte – anche in futuro, per gli HR manager si fa sempre più incalzante la necessità di riuscire a mantenere relazioni, comunicazioni, allineamento e motivazione forti, qualsiasi sia la distanza che separa le persone.

Nella maggior parte dei casi, la ricetta per preservare la salute dell’engagement e della collaborazione è stata la seguente: meeting online per tutti. Posologia? Al bisogno. Effetti collaterali: il ricorso continuo a meeting online, anche quando non esistono valide ragioni per preferire tale strumento agli altri disponibili, sovraccarica inutilmente i lavoratori da remoto e può trasformarsi in un boomerang per la produttività e la motivazione. Ma analizziamo meglio la questione.

Meeting overload, il tasto dolente del lavoro a distanza

Quando l’intero team di lavoro, o una sua parte, svolge le proprie attività lontano dall’ufficio, una delle prime reazioni può essere quella di ricreare la vicinanza fisica organizzando meeting online. Questa tendenza, tuttavia, nell’ultimo anno ci è sfuggita di mano.

Secondo un’indagine svolta dal National Bureau of Economic Research, nel 2020 si è registrato un aumento a livello globale del numero di meeting online giornalieri – e del numero di partecipanti – per ogni lavoratore. I dati raccolti, che provengono da più di 20.000 organizzazioni attive in 16 aree metropolitane del mondo, fotografano una situazione che sta diventando negativa e controproducente per individui e organizzazioni.

Continuare a sommergere i primi di riunioni online anche quando non è necessario, nella convinzione che sentirsi tutti più di frequente sia l’unico modo per restare uniti nonostante il lavoro a distanza, contribuisce infatti ad alimentare – contrariamente a quanto si crede – lo stress, il disengagement e la percezione che le relazioni stiano ormai diventando povere di senso, utilità e valore.

Coesione e collaborazione a distanza: a cosa fare attenzione

Chiarito che la moltiplicazione esponenziale delle occasioni di incontro online tra colleghi non garantisce di per sé la qualità delle relazioni e la possibilità di collaborare in modo proficuo e positivo, facciamo un passo in avanti e consideriamo tutte le opzioni sul tavolo quando il traguardo da raggiungere è quello di preservare la coesione dei team a distanza.

Se negli scorsi mesi lo scenario dominante nelle aziende è stato quello appena descritto, è giunto il momento per gli HR manager di intervenire e invertire la rotta, puntando su strumenti e azioni davvero funzionali al raggiungimento dell’obiettivo che stiamo considerando, e allo stesso tempo adeguati alle nuove dinamiche ed esigenze introdotte dal lavoro ibrido.

Per far questo, a partire da un articolo di Gartner, abbiamo messo in luce alcune direttrici che gli HR manager possono seguire. Eccole.

• Garantire allineamento e trasparenza all’interno dell’organizzazione non significa che tutti devono partecipare a tutte le riunioni. Per capirlo basta pensare a cosa avremmo fatto nella passata normalità: di certo non avremmo programmato una miriade di riunioni chiedendo a ciascun membro dell’azienda di partecipare. È un inutile spreco di tempo e risorse. Meglio organizzare incontri mirati e dedicati a questioni specifiche, a cui partecipano solo le persone direttamente coinvolte e interessate. L’allineamento con il resto del team aziendale può avvenire attraverso report condivisi.
• La qualità e l’utilità degli strumenti di collaborazione e comunicazione a disposizione dei lavoratori non si valutano in base alla loro data di rilascio. Invece di concentrarsi sulle novità, le aziende devono partire dalle persone e scegliere soluzioni in linea con i loro desideri e le loro aspettative in termini di usabilità. Lenovo, a tal proposito, ha rilevato che il 48% degli IT manager ha ottenuto riscontri negativi dalla trasformazione digitale a causa della mancanza di un approccio people centric.
• L’innovazione tecnologica ha contribuito ad aumentare le frecce all’arco della comunicazione interna e della collaborazione a distanza. Oltre ai meeting online, esistono numerosi tool e canali di condivisione, collaborazione e comunicazione che possono rivelarsi più adeguati ed efficaci a seconda dei contesti operativi e dei risultati da raggiungere. Se il focus coincide con la collaborazione a distanza, possono essere utili strumenti di interazione asincrona (board, chat aziendali dedicate, documenti condivisi, ecc.). Se l’obiettivo da raggiungere è invece quello di rafforzare le relazioni interne e promuovere la crescita professionale, si possono organizzare virtual mentorship, gruppi di condivisione e scambio di conoscenze specifiche, incontri informali tra collaboratori e manager o tra persone appartenenti a team differenti, in modo da favorire la coesione e il knowledge sharing.