Presenza costante in questo 2020, i remote meeting tornano sulla cresta dell’onda – ammesso che se ne fossero mai davvero andati. E c’è di più: sulla scia dell’incremento esponenziale registrato in questi mesi, si stima che entro il 2024 le riunioni in presenza saranno solamente il 20% del totale.
Benché siano uno strumento prezioso per restare operativi anche a distanza, le video-riunioni possono causare stress, scarsa collaborazione, difficoltà nei processi di comunicazione e decision making. Per ridurre questi rischi, Glickon ha individuato 6 aspetti critici che le aziende devono tenere sott’occhio. Eccoli qui.
Remote meeting: a cosa fare attenzione
• Sovraccarico di riunioni
I remote meeting sono facili e veloci da organizzare, ma non per questo bisogna abusarne: solo un meeting necessario è un meeting efficace.
• Scarsa partecipazione
Con il lavoro da remoto le distrazioni si moltiplicano, e diventa difficile mantenere la concentrazione a lungo (Gartner ha rilevato una diminuzione della capacità di concentrazione pari al 29%). Per questo bisogna fissare dei momenti esclusivamente dedicati alle riunioni, coinvolgendo un numero ristretto di persone, in modo che ciascuno sia parte attiva dell’incontro.
• Assenza di un leader
Chi ha convocato il remote meeting deve anche guidarlo, facendo le presentazioni se necessario, concedendo la parola, riportando tutti all’ordine del giorno quando la conversazione inizia a divagare.
• Mancanza di un metodo condiviso
Ogni azienda deve fissare alcune regole condivise per la definizione di agende, follow-up e next step: solo così si eviteranno intoppi nelle video-riunioni.
• Strumenti tecnici inadeguati
Quando ai dipendenti viene data la possibilità di lavorare da casa, ogni azienda deve accertarsi che dispongano di software e hardware (cuffie, webcam) semplici e funzionali per i remote meeting.
• Scarsa chiarezza nell’esito
Uno dei problemi che rende inefficace una riunione è la confusione che regna quando si conclude. Per assicurarsi che ognuno sappia cosa fare e per quando, è utile fare un breve recap prima di terminare l’incontro.
3 suggerimenti in più
Una volta evidenziati i possibili punti critici, Glickon ha anche individuato 3 azioni che i people manager possono mettere in atto per migliorare la produttività e il benessere dei lavoratori da remoto.
• Ascolto
Innanzitutto le persone vanno ascoltate, per esempio attraverso strumenti come la people analytics, che combina la raccolta di dati attivi (brevi survey) e passivi (ricavati dagli strumenti di comunicazione e collaborazione) per capire qual è il sentiment interno.
• Analisi
Le aziende devono inoltre misurare l’efficacia dei meeting, il livello di stress, partecipazione e tempo speso, definendo un metodo in real-time per analizzare le metriche relative al lavoro da remoto.
• Azione
Dati alla mano, bisogna infine costruire dei percorsi di formazione e informazione per favorire l’adozione di comportamenti e competenze utili a migliorare la produttività e il benessere nel lavoro da remoto.
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