Tra la fine del 2020 e l’inizio di quest’anno abbiamo avuto occasione di sottolineare come la comunicazione interna sia stata cruciale per mantenere le persone allineate, ingaggiate e motivate malgrado le condizioni talvolta difficili in cui ci siamo ritrovati a svolgere il nostro lavoro.
Dal momento che il lavoro distribuito continua, oggi vogliamo condividere qualche consiglio di Forbes per rendere più efficace la comunicazione interna nelle organizzazioni.
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Consigli strategici per la comunicazione interna
All’incirca due settimane fa, Forbes ha dedicato un articolo alle azioni da mettere in campo per affinare i piani di comunicazione interna delle aziende, raccogliendo alcuni consigli dai membri del Forbes Communication Council.
Esiste un motivo più che valido per prestare attenzione alla questione: senza una chiara strategia di comunicazione interna, i messaggi che l’azienda vuole trasmettere alle sue persone possono risultare confusi e generare di conseguenza disengagement.
Secondo gli esperti di Forbes, per evitare che i lavoratori (in particolare quelli da remoto) si sentano disallineati, abbandonati o addirittura esclusi, il focus delle strategie di comunicazione interna deve essere orientato verso questi tre elementi chiave: chiarezza, empatia e sintesi.
A livello pratico questo significa:
- definire il target della comunicazione e l’azione/messaggio che deve trasmettere;
- puntare su concisione e semplicità di linguaggio;
- fare attenzione alla trasparenza – per assimilare un messaggio le persone non devono solo comprenderlo, ma anche capire in che misura ciò che fanno contribuisce a quanto comunicato;
- prima di inviare la comunicazione all’intero team, chiedere un feedback ad alcuni colleghi con ruoli e prospettive differenti, per individuare eventuali passaggi ambigui e/o migliorabili, e assicurarsi che il messaggio risulti chiaro per tutti;
- scegliere un registro e una terminologia di immediata comprensione anche per coloro che provengono da background linguistici e culturali diversi da quelli di chi scrive;
- essere aperti alla sperimentazione di nuove forme e approcci alla comunicazione interna, per mantenere sempre vivo l’interesse e l’engagement delle persone;
- sviluppare la componente empatica della comunicazione e la personalizzazione dei messaggi;
- individuare il mittente più adeguato in base al contenuto della comunicazione – non sempre il CEO è quello giusto;
- trasmettere fin dall’oggetto della comunicazione il suo livello di importanza, affinché ogni lavoratore capisca perché è necessario dedicarle tempo e attenzione;
- riproporre e rideclinare i messaggi chiave su differenti piattaforme e canali, con un approccio multichannel, per massimizzare la loro capacità di raggiungere tutti i membri dell’organizzazione;
- limitare il più possibile le comunicazioni unidirezionali, per esempio proponendo delle call-to-action o ricordando alle persone la possibilità di fare domande o fornire suggerimenti.
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