HR e intranet aziendale

In Italia, nell’attuale panorama del lavoro, sono più di 4 milioni le persone che lavorano in smart working. Mentre i dipendenti prendono confidenza con i loro laptop, nascono sempre più opportunità nel mondo del digitale e si sviluppano nuove occasioni di crescita per le aziende. Ma questo vale anche per le risorse umane? Quali sono i risvolti del lavoro da remoto per un mestiere intimamente connesso a relazioni e contatto umano?

Sebbene, in prima battuta, possa apparire una condizione svantaggiosa per gli HR, lo smart working rappresenta invece un trampolino di lancio per l’evoluzione del lavoro delle risorse umane. Se tra le mani degli HR c’è uno strumento intelligente con la capacità di ottimizzare, comprendere e prevedere le loro attività, la distanza non è più un ostacolo rilevante per la vita dell’azienda. La intranet ha dimostrato di essere quello strumento. Perfettamente in linea con le esigenze aziendali, la piattaforma costituisce il riflesso digitale della tua azienda e ad oggi tutte le aziende all’avanguardia non possono farne a meno.

Una intranet è una rete privata riservata solo ai dipendenti dell’azienda. Agli occhi del lavoratore si presenta come uno strumento di lavoro innovativo e potenziante, in grado di aumentare le performance di tutti i processi aziendali, compresi soprattutto quelli appartenenti alla grande sfera dell’area HR. Vediamo quindi nel concreto come la intranet contribuisce allo sviluppo di quest’area in qualsiasi condizione, smart working o no.

Intranet: uno strumento per conoscere meglio i colleghi e formare un network aziendale

La intranet è il luogo di incontro virtuale tra tutti i dipendenti dell’azienda, di qualsiasi dipartimento essi siano. È una risorsa che permette da una parte ai colleghi di conoscersi meglio tra di loro, e dall’altra all’azienda di conoscere meglio la sua forza lavoro. Il risultato è un network aziendale coeso e ampio, che sicuramente contribuisce a un clima armonioso e un benessere diffuso.

Ma come, nel concreto, la intranet aiuta l’azienda a raggiungere questo obiettivo? I mezzi sono tanti, e in questo articolo ne citiamo i principali.

• La directory di persone

Pensa alla classica rubrica telefonica, e immagina di trasformarla in digitale. Al suo interno non ci sono solo numeri di telefono, ma molto di più. Trovi tutte le informazioni di cui hai bisogno per conoscere meglio i tuoi colleghi e scorrere tutta la gerarchia aziendale. Si possono inserire le foto della persona (molto utile per il riconoscimento del personale nelle aziende con sedi dislocate), il suo ruolo in azienda, il relativo manager, l’e-mail e i pulsanti d’azione rapida per un contatto istantaneo tramite chat.

Si genera così una grande “people directory” in cui tutti possono entrare in comunicazione con facilità e immediatezza, in modo anche più semplice di quanto si possa fare nella realtà fisica.

• Profilo personale

Sempre per garantire maggiori contatti e conoscenze tra i dipendenti, nella intranet è possibile creare un’area personale per ciascun utente. Puoi immaginarla come una sorta di curriculum digitale in cui le persone inseriscono:

esperienze pregresse;
i loro obiettivi aziendali;
skill tecniche e non;
interessi;
percorso di studi;
conoscenza delle lingue.

Questo fa sì che i colleghi si possano presentare al meglio tra di loro e che le loro interazioni si basino su più informazioni consapevoli. Ovviamente previa autorizzazione, questi elementi possono essere integrati nella rubrica di cui abbiamo appena parlato, così da avere un quadro più completo dei dipendenti già dallo strumento base di contatto.

Inoltre, le risorse umane possono servirsi dei profili personali come di un database contenente tutte le informazioni sui lavoratori. In poche parole, costituisce parte del patrimonio aziendale.

• Digitalizzazione dei servizi al dipendente

Gli HR possono fare tesoro della intranet aziendale per digitalizzare e quindi rendere più fluidi e sicuri i processi aziendali dedicati ai servizi che l’azienda offre al dipendente. La piattaforma consente ai dipendenti di ottenere quello che cercano con pochi click e senza ostacoli. Parliamo dell’automazione di processi come:

richieste e conteggio di ferie, permessi e malattie;
prenotazioni delle visite mediche;
richieste di trasferte e rimborso spese;
prenotazioni rapide degli spazi come sale riunioni, gestione dei turni in mensa, prenotazione delle auto aziendali;
visualizzazione delle convenzioni per i dipendenti nell’area welfare;
visualizzazione delle buste paga passate e future.

Inoltre, la formazione trova il suo spazio naturale all’interno della intranet. Le risorse umane possono inviare dei form al dipendente per capire a quali corsi di formazione sarebbe interessato; può anche essere lui stesso a richiederli, così da promuovere questo aspetto nella maniera più coinvolgente possibile.

La proposta da parte dei dipendenti di contenuti formativi, il conseguimento di titoli, corsi di formazione, eventuali feedback che migliorano i servizi possono inoltre essere premiati e stimolati dall’azienda, per esempio dando il via sulla intranet a una raccolta punti per il raggiungimento di obiettivi come l’ottenimento di un badge virtuale. Ogni successo raggiunto può essere visualizzato nell’area del profilo personale dell’utente, ma anche essere reso pubblico nella rubrica aziendale. Volendo, la intranet può ospitare tutti i webinar e i corsi passati, creando così un archivio digitale della formazione.

• Dar voce alle persone in azienda

Più feedback gli HR ricevono dalla popolazione aziendale, più facile è intuire la direzione in cui procedere per ottenere la crescita dell’organizzazione. Per questo, su base periodica, le risorse umane possono inviare dei moduli in cui chiedere al dipendente:

feedback su di sé, al proprio capo o ai colleghi, attraverso una valutazione a domande aperte o scale di punteggi;
self-reviews attraverso percentuali di gradimento o progresso, per evitare personale scontento;
segnalazioni anonime.

In questo modo si può dar voce a ogni persona in azienda, facendola sentire sempre più coinvolta e ottenendo una visione reale dell’andamento aziendale.

• Accogliere nuove risorse anche a distanza

Quando una nuova risorsa entra in azienda, che sia in presenza o in smart working, la intranet è pronta ad accoglierla con tutto ciò di cui ha bisogno per metterla a suo agio nel contesto aziendale.

Il nuovo arrivato può infatti trovare nella home o in un’area specifica le informazioni utili di carattere generale (come la mission e la cultura dell’azienda), gli step iniziali da seguire con i dettagli sul proprio ruolo, il dipartimento di appartenenza, il capo diretto e i colleghi, con relativa possibilità di contattarli attraverso una prima occasione di interazione in tempo reale. Allo stesso tempo le altre persone in azienda potranno conoscere facilmente la new entry attraverso video o eventi di presentazione, post con foto e intervista del collega per sapere cosa farà in azienda, quali sono i suoi interessi e così via.

In questo modo, fin dal primo giorno, ogni risorsa si sentirà coinvolta e accolta da una realtà aziendale che stimola il network tra i colleghi, in una connessione continua con loro.

Queste sono solo alcune delle idee che le risorse umane possono sfruttare all’interno della intranet per portare a un nuovo livello il lavoro di tutti i giorni. Vuoi che facciano parte anche della tua azienda? Intranet.ai ha preparato una guida gratuita e completa con più di 100 idee da utilizzare nel tuo digital workplace.
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Articolo a cura di intranet.ai