Dopo aver discusso in lungo e in largo tutti gli aspetti connessi allo smart working che si è diffuso nell’ultimo periodo – dall’uso improprio del termine al suo ruolo salvifico per la sopravvivenza delle attività lavorative durante il lockdown – è giunto il momento di alzare un po’ il tiro e fare il punto su ciò che dovrà essere mantenuto e sviluppato nel lungo periodo per non cestinare l’home working col finire dell’emergenza sanitaria.
Per questo Jabra – azienda produttrice di dispositivi per la comunicazione a mani libere e promotrice dell’adozione di nuove tecnologie a supporto del lavoro flessibile – ha individuato 5 aspetti su cui focalizzarsi per rendere l’home working funzionale ed efficace anche in futuro.
Sviluppare lo spazio di lavoro digitale
La maggior parte delle aziende stava già effettuando una trasformazione digitale, implementando cloud e sistemi di comunicazione unificata prima di essere costretta a far lavorare da casa i dipendenti. Ma, per molte imprese, questi erano intesi come piattaforme digitali da ufficio, piuttosto che strumenti di collaborazione virtuale a tutti gli effetti. Con questo in mente, oggi un’impresa deve fare un censimento delle esigenze degli utenti, ottimizzare le piattaforme e individuare applicazioni per la produttività, le riunioni e la gestione del flusso di lavoro.
Condividere conoscenze e informazioni
Molte informazioni sono implicite o apprese nei corridoi di un’azienda. Quando un’organizzazione implementa l’home working, stabilendone standard e aspettative, queste informazioni devono essere scritte e condivise. È necessario, dunque, creare una guida a questi codici sociali che coinvolga tutti i dipendenti e – con il supporto del dipartimento Risorse Umane – pianificare chiare aspettative basate sui risultati delle prestazioni per i lavoratori da remoto.
Potenziare la comunicazione interna
Un aspetto negativo dell’home working è la perdita di interazioni spontanee, inclusa la comunicazione non verbale che si svolge in ufficio. I manager dovrebbero istituire con maggiore frequenza momenti di feedback, stand-up giornalieri dei team e check-in specifici per assicurarsi che ogni dipendente sia a suo agio da remoto, e allineato con le esigenze della società. La leadership dovrebbe emergere anche attraverso questi comportamenti per supportare le nuove modalità di lavoro.
Accrescere la fiducia nell’impresa
“La fiducia influenza sempre due risultati: velocità e costi. Quando la fiducia diminuisce, anche la velocità diminuirà e i costi aumenteranno. Quando la fiducia aumenta, anche la velocità aumenterà e i costi diminuiranno“: così Stephen Covey ha evidenziato il ruolo chiave della fiducia nelle aziende, ancor più fondamentale quando si lavora con team distribuiti. I manager devono assicurarsi di essere trasparenti, e rendere disponibili le proprie agende in modo che i dipendenti possano individuare i momenti per un confronto a voce. I manager devono inoltre sostenere le interazioni sociali e stimolare le persone, anche creando modi divertenti per trascorrere del tempo insieme.
Promuovere l’utilizzo della tecnologia
Le società dovrebbero essere sicure di disporre di una comunicazione interna solida per favorire l’adozione delle tecnologie, prendendo in considerazione l’organizzazione di momenti di confronto o sviluppando programmi e moduli di formazione virtuale più estesi. Spiegando il “perché” si sta apportando una determinata modifica prima di passare al “come”, in modo che gli utenti finali comprendano veramente i vantaggi per loro e per la società. Oggi più che mai, le società hanno bisogno di nuovi strumenti ma anche di approcci culturali per operare in tempi di home working e team distribuiti.
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